Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

A partir del 15 de enero de este año  las facturas dirigidas a las Administraciones Públicefactura 001as deberán ser electrónicas .

Si eres proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí te proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

  • Administración General del Estado (Estatal).
  • Comunidades Autónomas (Autonómica).
  • Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Y también a:

  • Organismos autónomos.
  • Universidades Públicas.
  • Entidades de derecho público.
  • Órganos constitucionales.
  • Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

¿Hay excepciones?

  • Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
  • Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Hay dos formas de hacerlo:

  • Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).

En cualquier caso, deben cumplir  todos los requisitos específicos de las AA.PP.!
Si trabaja usted en una pequeña o mediana empresa, o es autónomo, puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. De todas formas, ya existen softwares gratuitos que permiten la misma opción y son muy sencillos de manejar.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

  • Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

efactura 002¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.
En el momento adecuado el programa le solicitará que escoja su certificado electrónico.
En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será éste el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberá identificar:

  • oficina contable
  • órgano gestor
  • unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

  • a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado?

Se denomina FACe
Puede acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en su navegador www.face.gob.es .

En esta web puede:

  • Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
  • Consultar el estado de sus facturas.
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (*).
  • Obtener ayuda.

(*) El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?

Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las administraciones públicas?

  1. Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en laLey 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
  2. Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen  su legibilidad
    La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
  3. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.
  4. Autenticidad del origen de la factura
  5. Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
  6. Integridad del contenido de la factura
  7. Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
  8. Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.
  9. También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las factura electrónicas , se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?

No, las facturas electrónicas:

  • No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.

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